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公文处理规定

【 作者: 趣购彩注册办公室   来源:本站原创   点击数:107   更新日期:2019-06-23

公文处理规定
 
第一章  总    则
    第一条  为使津石国家高速公路石家庄段项目公文处理工作科学化、制度化、规范化,参照国家和省、市公文处理有关规定及市交通运输局、市交投津石公司有关要求,制定本规定。
    第二条  分公司的公文(包括OA系统文件,下同)是分公司实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
    第三条  公文处理工作是处理公务文书的一系列相互关联、衔接有序的工作,包括确定运用行文规则和公文起草、审核、签发、办理、管理等工作。
    第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
    第五条  公文处理工作必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
    第六条  分公司各科室应当高度重视公文处理工作,认真执行上级及分公司有关规定,按照公文工作相关法规制度处理公文;加强组织领导,定期听取汇报,解决实际问题,履行公文处理工作职责。
    第七条  分公司的办公室主管公文处理工作,负责制发和组织实施公文处理工作规章制度,并对所属单位各科室的公文处理工作进行业务指导、监督检查。
    第八条  分公司管辖范围内的单位根据工作需要设立文秘机构或者明确相应机构,由专人负责公文处理工作。分公司各科室应当指定专人负责本部门的公文处理工作。
    第九条  公文处理工作人员应当具有较高的思想政治和理论政策水平、较强的公文文字和法规知识功底、较好的办文协调能力和文秘工作素质,爱岗敬业、求真务实、严谨细致,保守秘密、遵守纪律。
    第十条  分公司各科室应当明确公文处理工作岗位职责,制定工作流程,实行责任制,确保优质高效运行。
    第十一条  分公司各科室应当加强队伍建设,关心公文处理工作人员成长,对工作业绩突出的优先选拔重用;为公文处理工作创造必要条件,更新技术手段,不断推进信息化、现代化。
第二章  公文种类
    第十二条  公文种类是根据公文功能属性进行的分类,表明公文性质、行文方向、行文目的和公文特点。不同的公文种类体现不同的公文属性和功用。使用文种,应当依据职能权限、行文隶属关系、行文方向、行文目的,依据文种功能属性、文种适用对象、文种使用层级和适用范围、公文内容差异、文种使用习惯等,慎重准确选用。
    第十三条  适用分公司及所属各单位的公文种类主要有:
    (一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
    (二)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
    (三)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。上行文时,就有关工作和事项提出建议,一般按办件程序和要求办理;平行文时,就某项工作和事项提出意见,供对方参考;下行文时,就重要问题提出政策措施,下级单位应当贯彻执行。
    (四)通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项,印发、批转、转发公文。
    (五)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
    (六)报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况,回复上级单位的询问。
    (七)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
    (八)批复。适用于答复下级单位请示事项。
    (九)函。适用于不相隶属单位、部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
    (十)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章  公文格式
    第十四条  拟制公文应当按照《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)国家标准规定统一编排、规范公文版式,包括公文各组成要素排布、格式标准、承载介质、印制要求、数据表示等,做到标准化。
    第十五条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。
    第十六条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。一般每页排22行、每行排28个字,特殊情况可作适当调整。
第十七条  一般公文格式版心内各要素划分为版头、主体、版记。公文首页红色分隔线以上的部分为版头,由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等组成;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分为主体,由标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件等组成;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上部分为版记,由分隔线、抄送单位、印发单位、印发日期组成。
页码、二维条码位于版心外。
第十八条  公文格式各要素:
(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。一般用6位3号黑体阿拉伯数字,在首页版心左上角第1行顶格标注。
(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。一般用3号黑体字,在首页版心左上角第2行份号下方顶格标注,保密期限中的数字用阿拉伯数字。密级和保密期限间用“★”分隔。
(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度,分别标注“特急”“加急”。一般用3号黑体字,顶格标注在首页版心左上角、密级和保密期限下方。
(四)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”2字组成。
1.发文单位标志用套红小标宋体字居中印在公文首页上半部,标志上边缘至版心上边缘35mm,字号不大于上级发文单位标志,做到醒目庄重、规范美观。
2.联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。并用时,一般主办单位名称排列在前。如有“文件”2字,应当置于发文单位名称右侧,以联署发文单位名称为准上下居中排布。
(五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。
1.发文字号用3号仿宋体字,编排在发文单位标志下空2行位置,居中排布。
2.发文单位代字应当准确、规范、精练、无歧义、易识别,固定使用,避免相同。多个单位联合行文时,使用主办单位的发文代字。
3.年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入。发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为001,下同),在阿拉伯数字后加“号”字。
4.上行文的发文字号居左空1字编排,与最后1个签发人姓名处在同一行。
5.各单位的内设机构不得单设或者另行使用发文字号。
(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。签发人应当是发文单位主要负责人。
1.签发人由“签发人”3字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空1字,编排在发文单位标志下空2行位置,与发文字号平行。“签发人”3字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字标注。
2.联合上行文,应当同时标注所有联署单位签发人,签发人姓名按发文单位排列顺序从左到右、自上而下依次均匀顺排,一般每行排2个签发人姓名,中间空1字,回行时与上1行第1个签发人姓名对齐,“签发人”3字应与第1个签发人姓名处在同一行,最后1个签发人姓名与居左的发文字号处在同一行并距红色分隔线4mm。
(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。
1.发文单位应当使用全称或者规范化简称;事由应当准确、精练,扼要概括公文主要内容;文种应当选用准确。
2.凡3个以下单位联合行文时,应当列出所有发文单位名称;4个以上单位联合行文时,可采用排列在前的发文单位名称加“等”的方式。
3.标题中一般不用标点符号。确需使用的,可用书名号、引号、顿号、连接号和括号。在事由部分出现多个单位、人名等并列时,应用顿号分开,不使用空格。
4.标题分一行或多行居中排布;回行应当词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当,排列成梯形或菱形,不排列成上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。
(八)主送单位。公文的主要受理单位,对公文内容的贯彻执行、办理答复或者知晓负有责任。
1.主送单位应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称,编排于标题下空1行位置,居左顶格,回行时仍顶格;同类同级主送单位之间使用顿号,不同类不同级主送单位之间使用逗号,最后1个单位名称后标全角冒号。
2.如主送单位名称过多,导致公文首页不能显示正文时,应当将主送单位名称移至版记,标“主送”2字,后加全角冒号和主送单位名称,置于抄送单位之上1行位置,之间不加分隔线。
(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送单位名称下1行,每个自然段左空2字,回行顶格。文中结构层次序数依次采用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第1层用黑体字、第2层用楷体字、第3层和第4层用仿宋体字标注。公文中的时间、数字、计量单位等在一行中表述完整,不能回行。
(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件说明,在正文下空1行、左空2字编排“附件”2字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”),依序标注附件名称。附件名称回行时,与上1行附件名称的首字对齐。附件名称后不加标点符号。
(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
单一单位行文时,在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名;联合行文时,将发文单位署名按照发文单位顺序横向依次整齐排列在相应位置。
(十二)成文日期。发文单位负责人签发日期。联合行文时,署最后签发单位负责人的签发日期。
1.成文日期一般右空4字,编排于发文单位署名之下;
2.成文日期使用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位。
(十三)印章。公文一般应加盖发文单位印章,并与署名单位相符。
1.纪要不加盖印章。
2.单一单位行文时,印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)1行之内。联合行文时,联署单位应当加盖印章,一般将印章与发文单位署名一一对应,端正、居中加盖其上;最后1个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期;印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排不超过3个印章;印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)1行之内;印章用红色,不得出现空白印章。
3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章和成文日期时,可以采取调整行距、字距的办法加以解决。
(十四)附注。对公文联系人和联系方式等需要说明的事项予以标注。上行文、拟发公文、征求意见稿等在附注标明联系人和联系方式。附注居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行,回行顶格,用3号仿宋体字。
(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
1.附件的序号和标题应当与附件说明的附件序号和标题相一致。
2.附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。附件首页应标注“附件”2字,有2个以上附件时,应标注顺序号,“附件”2字、附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行。附件格式要求同正文。
3.如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第1行顶格编排并标注公文的发文字号,在其后标注“附件”2字及附件顺序号。一般附件与主件一同发送。
4.被印发、批转、转发公文的内容直接另面编排,不按附件处理。
(十六)抄送单位。除主送单位外,需要执行或者知晓公文内容的上级、下级和无隶属关系的其他单位。抄送单位应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
1.不同级别的抄送单位,依照上级单位、平级单位、下级单位次序排列;同级不同类的,按照党、政、军、群顺序排列。同级同类抄送单位之间用顿号隔开,不同级不同类抄送单位之间用逗号隔开,最后1个抄送单位名称后标句号。
2.抄送单位一般用4号仿宋体字在印发单位和印发日期之上1行、左右各空1字编排。“抄送”2字后加全角冒号和抄送单位名称,回行时与冒号后的抄送单位名称首字对齐。
(十七)印发单位和印发日期。印发单位为发文单位或者其办公室,印发日期为公文的送印日期。印发单位和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发单位左空1字,印发日期右空1字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位,后加“印发”2字。
(十八)页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页不编排页码。
(十九)二维条码。在水平和垂直方向的二维空间存储公文管理要素信息的条码。二维条码构成要素包括:发文单位、发文字号、密级和保密期限、紧急程度、公文标题、公文种类、主送单位、成文日期、发布层次、条码制作单位和制作日期等,编排在公文末页版心下边缘右下侧位置。
第十九条  版记编排。版记须编排在公文最后一页的偶数页上。版记的最后一个要素置于最后1行,与最后一页的版心下边缘重合。
第四章  行文规则和规格
    第二十条  行文应当确有必要,讲求实效,注重指导性、针对性和可操作性。
    第二十一条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。必须正确处理行文关系,按照隶属关系和职权范围行文。一般不得越级行文。遇有重大紧急事项、突发事件和涉及行政许可、非行政许可和行政监管事项等特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位。
    第二十二条  向上级单位行文,应当遵循以下规则:
    (一)原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位。
    (二)下级单位的请示事项,如需以本单位名义向本单位的上级单位请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报。
    (三)请示事项应当是须经上级单位审查批准的事项。
    1.请示应当一文一事,并附有情况说明、背景材料等。
    2.请示单位和受理单位应当具有直接的隶属关系或者业务指导关系。
    3.请示事项涉及其他单位、部门职权范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;经协商未能取得一致意见的,应当在请示中说明。
    (四)不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
    (五)除上级单位负责人直接交办事项外,应当按程序以行文单位的名义报上级单位,不得以本单位名义向上级单位负责人个人报送公文,不得以本单位负责人个人名义向上级单位报送公文。
    1.一般落实上级单位负责人批示办理的事项不直接报上级单位负责人个人。
    2.上级单位负责人明确交办的个别重要事项要求报送本人,或者确需直接报送审批的敏感绝密事项、重大突发事件等,可以直接报上级单位负责人。
    (六)对违反行文规则上报的公文,上级单位的文秘部门可退回呈报单位。
    第二十三条  向下级单位行文,应当遵循以下规则:
    (一)主送受理单位,根据需要抄送相关单位。
    1.根据隶属关系和职权范围,向下级单位发布指示性、指令性、指导性、知照性公文,主送须贯彻执行、办理和知晓公文内容的受理单位,根据工作需要抄送相关单位。
    2.贯彻上级单位重大决策和重要决议、决定等文件精神的实施意见,涉及全局性工作的重要部署、决策和事项的办理,处置重大事件、紧急突发事件的预案和措施方面的文件等重要行文,在下发的同时抄送发文单位的直接上级单位。
    (二)分公司办公室根据分公司授权,可以向本项目参建单位、分公司所属各单位和机关各科室行文,分公司所属各单位、机关科室不得向公司所属各单位、机关科室发布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。确需公司所属各单位、机关部室执行的,应当请示分公司主要领导和分管领导同意后,由公司批转或者由公司办公室转发。
    (三)各单位在各自职权范围内可以向其下级单位行文。
    (四)涉及多个单位、部门职权范围内的事务,单位、部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级单位应当责令其纠正或者撤销,造成严重后果的,追究有关人员责任。
    第二十四条  同级单位必要时可以联合行文。联合行文应当明确主办单位并排序在前。
第二十五条  各单位、部门之间在各自职权范围内相互发布、传达要求执行或者知晓的事项,一般采用“函”的形式。
除办公室外,各单位内设机构一律不得对外正式行文。
    第二十六条  发文单位标志、发文代字和“函”“传”等表示不同的公文形式规格。应当合理确定发文形式,严格控制发文规格。分公司的公文形式主要包括:“中共趣购彩党支部文件”、“趣购彩文件”、“趣购彩函”、“趣购彩内部明电”等。
    (一)贯彻落实上级党委(组)重要会议精神和指示,对全局性工作的重要部署或者某一方面重要工作决定、意见、通知、通报等,向上级党委(组)请示、报告工作,反映情况、答复问题,转发上级党委(组)的工作部署或者对全局工作有普遍指导意义的意见等,一般以“中共趣购彩党支部文件”形式和规格制发,对应的文号为“石交津深正党+〔年份〕+顺序号”。
    (二)贯彻落实上级单位重要会议精神和指示,对全局性工作的重要部署或者某一方面重要工作决定、意见、通知、通报等,向上级请示、报告工作,反映情况、答复问题,转发上级单位的工作部署或者对全局工作有普遍指导意义的意见等,一般以“趣购彩文件”形式和规格制发,对应的文号为“石交津深正+〔年份〕+顺序号”。
    (三)与没有直接隶属关系的单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等,一般以“趣购彩函”形式和规格制发,对应的文号为“石交津深正函+〔年份〕+顺序号”。
    (四)涉及紧急通知、会议通知或者某一方面工作的紧急事项,一般以“趣购彩内部明电”形式和规格制发,对应的文号为“石交津深正传+〔年份〕+顺序号”。
    第二十七条  分公司各科室向分公司领导请示或报告工作,一般应采用“情况报告”形式和规格。“情况报告”必须由主办科室负责人亲笔签名,呈送分公司领导原件批回。情况报告内容涉及其他单位、科室职责的,主办科室应事先与有关单位、科室协商。单位、科室间如有分歧意见,主办科室的主要负责人要出面协调。经协商仍不能取得一致意见的,在情况报告内容中应如实反映各方意见,并会签有关单位、科室后,报请分公司领导协调或裁定。
第二十八条  按照精简、高效原则,严格控制发文数量,没有实质内容的、可发可不发的、重复的、照抄照转的一律不发;严格控制文件篇幅,力求少而精、短实精活新,文约事丰,除法规类、规范性文件外,一般公文控制在3000字以内幅度;规范性文件直接对应当怎么做、不应当做什么作出规范和规定,强调约束性,做到简明、精练,不拖沓冗长。推行电子公文,逐步实现公文网上传输和办理。
有以下情形之一的,不再行文:
    (一)国家法律法规、党内法规、规章已作出明确规定的;
    (二)现行文件规定仍然适用的;
    (三)贯彻上级文件精神没有新的贯彻落实举措和政策规定的;
    (四)一般性工作会议上已印发材料的;
    (五)一般性调查报告、典型经验材料等;
    (六)通过当面协商、电话沟通或者其他信息化手段能够解决问题的。
第五章  公文拟制
    第二十九条  发文拟制包括起草、审核、签发等程序。
    (一)公司党支部发文(指“中共趣购彩党支部文件”)拟制程序为:办公室承办人起草—办公室主任核稿—办公室主任签署拟办意见—分公司党支部领导签发。
    (二)分公司发文(包括“石家庄市交投津石高速公路建设管理有限公司文件趣购彩注册文件”、“趣购彩函”和“趣购彩内部明电”)拟制程序为:主办单位、部门承办人起草—单位、科室主要负责人审核(—分公司内部会签)—办公室核稿—办公室主任签署拟办意见—公司领导审阅签发。
    第三十条  起草公文应当做到:
    (一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,准确体现发文单位意图,同上级单位、本单位、同级单位有关公文相衔接。
    (二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行管用。
    (三)主题鲜明、观点正确,重点突出、内容简洁,结构严谨、逻辑严密,表述准确、文字精练。
    (四)应根据公文内容及实际情况对公文密级和保密期限、紧急程度、公开形式、主送单位和抄送单位等提出初步意见。
    (五)文种正确,格式规范。
    (六)文字、标点符号、结构层次序数、人名、地名、时间、数字、计量单位和引文等用法准确规范。公文数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩写语以及具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
    (七)引用公文应当先引标题,后引发文字号并用圆括号标注。引用外文应当注明准确、规范的中文含义。
    (八)公文中使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式,在第一次出现时应当注明经国家有关部门审定的中文译名。
第三十一条  文稿会签应当做到:
分公司所属各单位、部门起草的公文文稿,凡涉及其他单位、部门职责的,主办单位、部门必须事先征求有关单位、部门意见,协办单位、部门要积极配合,会签后再送分公司办公室,会签时间原则上不超过3个工作日。同时,主办单位、部门要主动与协办单位、部门进行沟通协调,减少环节,同步办理,缩短办文时间。办文过程中遇到困难及特殊情况,要及时向分公司领导汇报。
同时,还应注意以下事项:
    (一)会签公文文稿均以会签单位、部门主要负责人签字为有效。
    (二)分公司内部会签,由主办单位、部门送转会签。
    (三)分公司外部会签(包括会印),由主办单位、部门指定专人承办。分公司外部单位对会签稿有重大修改,主办单位、部门应书面写清情况,并重新报分公司领导审批。
    (四)其他单位送分公司会签或会衔的公文文稿,先由分公司办公室登记并提出拟办意见,转有关单位、部门研究提出意见后,报分公司领导审批,并由主办单位、部门将有关意见反馈送签单位。
    第三十二条  起草法规和规范性文件应当按照有关规定和程序组织进行。起草单位、部门报送法规草案和规范性文件代拟稿,应当同时报送制定说明。制定说明包括制定意图和行文必要性、主要依据、基本框架和主要内容、征求意见和协调情况、起草过程中的重要问题、审批过程、发文形式、贯彻实施的意见和建议以及其他需要报告的重要事项,并附需要报送的相关材料及电子文档。
第三十三条   公文审核。公文文稿送单位负责人签发前,应当由办公室进行审核,对拟发公文进行审查、核准、把关、修改、校核,拟定发文形式规格、密级和保密期限、紧急程度、主送单位和抄送单位、公开形式等。
公文审核的重点:
    (一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。
    (二)是否体现精简原则;是否控制发文数量、规格、篇幅和范围。
    (三)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文单位意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。
    (四)涉及有关单位、部门职权范围内的事项,是否经过充分协商并达成一致意见;未达成一致意见的,是否提供依据、有倾向性意见。
    (五)文种是否正确,格式是否规范,密级和保密期限是否准确,紧急程度、公开形式是否恰当;结构是否合理、观点是否鲜明、材料是否充实。
    (六)文字、标点符号、段落层次序号、人名、地名、时间、数字、计量单位、引文等是否准确规范。
    (七)其他内容是否符合公文拟制和发布的规定要求。
    第三十四条  审核后事项处理。经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位、部门并说明理由;符合发文条件但内容需进一步研究和修改的,由起草单位、部门修改后重新报送。
    第三十五条  公文签发。公文应当经本单位负责人审批签发。重要公文和上行文由单位主要负责人签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署发文单位的负责人会签。
第六章  公文办理
    第三十六条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
    第三十七条  收文办理主要程序是:
    (一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。
    (二)登记。收文后应当及时登记,登记内容应当准确齐全,包括收文时间、来文单位、文号、标题、密级、紧急程度、份数、承办人等。
    (三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本单位办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他单位、部门职权范围内的事项是否已经协调、会签,背景材料是否提供齐全,是否符合公文拟制的其他要求。经初审,符合规定的公文,应及时予以办理;不符合规定的公文,应及时退回来文单位并说明理由。
    (四)拟办。办文应当加来文阅办笺,分阅知性公文办理和批办性公文办理。阅知性公文办理,应当根据公文内容、要求和工作需要正确确定分送范围并分送。批办性公文应当由办公室对公文认真研究后,提出拟办意见,按程序呈报单位负责人审阅签批或转有关单位、部门办理。需要两个以上单位、部门办理的,应当明确主办单位、部门。紧急公文应当明确办理时限。
    (五)呈批。将提出拟办意见的公文及时呈送单位负责人阅读批示。呈批分为按顺序呈批、分送呈批。
    1.按顺序呈批。应当按照特定顺序依次送多位单位负责人阅批公文,包括正传、倒传、回传、专传等。上级单位的来文,一般按照单位负责人职务排序,由前往后依次呈批;下级单位、同级单位或其他单位的来文,一般按照单位负责人职务排序,由后往前依次呈批。对排在前面的单位负责人作出需要贯彻落实的批示,应当将其批示回传,送已经阅批过的相关单位负责人负责落实或再次批示有关单位、部门落实。
    2.分送呈批。需要多位单位负责人阅批并且时限特别紧急的公文,或者内容较多、阅读耗时长的阅知性公文,应当将公文同时分别呈送单位所有相关负责人阅批。
    3.公文在单位负责人之间进行传阅批示过程中,应当严格履行登记和交接手续,注明传送时间、退回时间。文秘部门应当随时掌握公文去向和进度、控制传批周期、确保传批安全,不得漏传、误传、横传和延误,严防失泄密、严防丢失。
    4.公文在传阅批示时,根据紧急程度适时提醒单位相关负责人作出批示。单位负责人不在单位时,对重要紧急公文应当在保密的前提下及时电话请示,并按嘱示意见办理。
    (六)交办。单位负责人对公文作出批示后,文秘机构应当将单位负责人批示复印件交承办单位、部门办理。
    1.交办公文应当履行登记手续。
    2.承办单位、部门对交办的公文应当及时办理,属于单位、部门职权范围内的事项,应在7个工作日内办结;需报上级单位审批的事项,应提出本单位、部门初步意见,在10个工作日内回复;属主办单位、部门会同相关单位、部门办理的事项,主办单位、部门要抓紧会商,并在15个工作日内回复;需调查论证的事项,应先在10个工作日内答复,说明情况,并认真组织调查论证,上报结果不得超过30个工作日。涉及行政许可、非行政许可和行政监管事项的公文,要严格按相应程序和时限要求办理。对不属于本单位、部门职权范围内的事项,要及时向单位办公室说明,并提出建议。    
3.对紧急并有时限要求的公文应当按时限要求办理完毕。需要反馈落实情况的,承办单位、部门应当及时反馈。
(七)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促有关单位、部门按期办结并反馈情况。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办,并及时向批示负责人汇报办结情况。
    (八)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。答复可采取书面答复和口头答复形式。书面答复应当制发答复公文,报经单位负责人批准,以批复、意见、函等形式发来文单位,或者将相关单位负责人批示复印件发来文单位。口头答复应当将答复意见电话告知来文单位,或者当面答复来文单位,并详细记载答复意见和情况。
    (九)办结。各类公文经承办、呈批、交办、答复和反馈办理结果后,应当及时将办理过程和办理情况进行登记,注明办结。
    第三十八条  发文办理主要程序是:
    (一)复核。已经单位负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,由文稿起草单位、部门会同办公室提出修改意见,报原签批人复审。
    (二)编号。对复核后的公文,应当编制发文顺序号。
    (三)排版、校对和印制。
    1.公文排版必须确保质量、时效和安全保密。
    2.排版后的公文,应当由拟稿人进行认真校对,校对过程中如发现问题,需作实质性修改的,由文稿起草单位、部门会同办公室提出意见,报原签批人复审。
    3.紧急公文随到随印。
    (四)用印。印制完成的公文,应当由专人根据公文种类加盖相应的公章。
    (五)核发。对于加盖公章后的公文,应当由办公室对成品公文的文字、格式、纸张、页面、字迹、墨色、装订等情况进行最后把关,核实确定符合要求无误后,准确及时分发。
第三十九条  公文传递传输应当坚持“按密级、分渠道”原则,确保安全、确保时效。
涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位的机要收发人员进行发送和传递。
明传、密传、密电等应当通过符合国家保密规定的计算机信息系统,或者国家密码管理部门批准建立的密码通信系统进行传输或者加密传输,按照有关规定和要求办理,并履行签收手续。
传输涉密公文,应当密来密复。不准密来明复、密电明传,不准通过普通传真、互联网或者其他非涉密网络等未经批准、无保密措施的渠道传输涉密公文。
    第四十条  需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及单位档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复印件。单位负责人兼任其他单位职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职单位归档。
第七章  公文管理
    第四十一条  各单位、部门应当建立健全本单位、部门的公文管理制度,坚持管用并重,做到科学化(管理使用严密高效)、制度化(实现公文处理活动全程控制)、规范化(管理运转符合规定标准,确保管理严格规范),充分发挥公文效用。
    第四十二条  各单位、部门公文由文秘部门或者专人统一管理。各单位应当建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施。机要文件管理人员应当是政治可靠、经岗前培训合格的正式人员。机要保密室应当单独设立,周边环境符合安全保密要求,按照规定配备防盗门窗、密码文件柜、消防器材和监控报警设备等硬件设施,并保持运行状态良好。
    第四十三条  加强公文载体管理特别是公文新型载体管理,包括纸介质、光介质、电磁介质、网络等,创新管理方式方法,强化现代化手段运用,强化制度执行落实。
    第四十四条  公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的单位或者其上级单位决定。
    第四十五条  公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行;需要变更的,应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文单位确定。经批准公开发布的公文,同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
第四十六条  复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本单位负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文单位或者其上级单位批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
    第四十七条  公文的撤销和废止,由发文单位、上级单位或者权力单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。
    第四十八条  涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。
    第四十九条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。销毁公文应当到保密行政管理部门销毁工作机构或者保密行政管理部门指定的承销单位销毁,并由2名以上工作人员到现场监督。销毁涉密公文及纸介质、光介质、电磁介质等涉密载体应当使用符合国家保密标准的销毁设备和方法,确保涉密信息不可还原。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第五十条  单位、部门合并时,全部公文应当随之合并管理;单位、部门撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。临时工作机构产生的公文,按照规定将公文及时集中移交同级单位办公室或者有关部门归档。
工作人员离岗离职时,所在单位、部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
    第五十一条  新设立的单位应当向上级单位办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,单位合并或者撤销时,相应进行调整。
第八章  附则
第五十二条  本规定所称公文包括电子公文,与纸质公文具有同等效力。电子公文处理工作的具体办法另行制定。
第五十三条  法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。
第五十四条  本规定由趣购彩注册办公室负责解释。
第五十五条  本规定自印发之日起施行。

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